要組織策劃一場成功的大型活動,往往需要提前幾個月進行規劃準備。不過即使準備得再充足,想要成功辦好一場大型活動也沒那么簡單。那么,組織大型活動的流程是什么呢?

下面,北京博商何總就講大型活動的流程及安排詳解給大家,一起來了解一下吧?。▋热葺^多,請耐心讀完喲)

組織大型活動的流程是什么

一、確立活動主題

每一個活動都首先需要一個主題和目標來驅動整個活動的籌備,定位自己的關眾或是參與者,以及邀請嘉賓和進行市場推廣。舉例來說,如果你要舉行一個商業會議,比如某個特定行業的國際會議,可能就會有這個行業的龍頭企業或者是想要成為龍頭的企業對你的會議產生興趣,它們可能會想要通過贊助你的會議來在會議期間對它們的產品進行宣傳。

二、選擇活動場地

場地的選擇主要取決于你的活動規模,你需要考慮參與者的數量,以及有可能出席活動的來賓的身份,另外你還需要考慮是否有廠商需要一塊額外的展示空間展示它們的產品。

如果你的活動會有一些VIP參與,那么場地的位置和設施同樣也很重要,最好找一些比較有名的場地,確保設施和服務都不會有問題。另外,在做決定之前,最好能夠多找幾個場地,并親自檢查下它們的位置,服務,環境以及價錢,比較之后再做決定。

三、市場營銷

一場活動的市場營銷算是所有活動組織環節中最關鍵也是最具挑戰性的環節了,并且也是衡量一個會活動是否成功的關鍵指標。因為市場推廣的強度和力度會直接影響研討會的參與人數, 并決定這次活動的成功與否,以及組織者的盈虧。這意味著活動的定位和營銷策略都必須朝著一個目標,那就是吸引盡可能多的參與者。

大多數情況下,活動組織者都應該有一大筆預算用于活動的推廣,比如在報紙、雜志、電臺、電視和網絡上打廣告來宣傳活動,或是向媒體發公關稿,來對活動進行預熱,除了這些,還可以考慮在一些人流密集的區域投放戶外廣告。但是要注意,投放報紙和雜志廣告時,要先對報紙和雜志的受眾進行了解,確保它們和你們的活動的受眾存在重合。同樣,戶外廣告要設計的夠吸引人,讓受眾可以一眼看出參加這個活動的好處。

四、與贊助商合作

邀請一些大牌的贊助商參與活動的組織可能幫助會議更好的啟動并削減你的成本,贊助商同樣也會幫你做一些市場推廣,因為對它們來說,它們也希望它們的產品能夠得到更多的曝光,除此之外,你還可以用展覽空間作為交換讓它們幫你搞定場地。還有一些贊助商需要在會議期間給所有與會者一些它們公司的信息,還有一些會把它們的產品作為禮品派送給與會者。

五、 聯絡嘉賓

如果沒有人來,或者沒有嘉賓愿意參加,這場活動是不會成功的,所以邀請一些有影響力的嘉賓是非常重要的,他們會給帶來更好的宣傳效果。。事先聯系他們并與其溝通其演講稿,給他們提出一些改進的建議,同時估計參加活動的觀眾人數,詢問他們是否有什么特殊的需求,比如需要投影儀,或者是額外的麥克風與觀眾進行互動,并提前準備好這些東西。

六、活動執行把控

會議日——準備,簽到,接待,反饋

所有的會議,基本上80%的工作都在計劃和準備階段,相比而言,會議當天的幾個小時或者幾天要輕松的多。在會議開始前一天,你需要提前探查場地以確保一切都已安排就緒,包括麥克風、投影儀、視音頻系統,都必須在你的檢查清單中。同樣,你還需要準備一個打包清單以確保所有需要的東西都已經在會議前運到了場地,會議相關的人員也應該有一個分工列表,誰負責座位,誰負責會場裝飾、海報張貼等等。

在會議當天,所有工作人員必須提前至少一個半小時到場,并且必須準備提前準備好接待觀眾入場,同時必須在門口安排人員以確保只有經過授權的人才可進入會場。姓名貼紙、小禮物以及會議日常等等也需要提前準備好,然后由迎賓講觀眾帶到他們制定的座位上。

大型活動的流程及安排詳解

一、會場布置流程

(一) 外場

橫幅:落實標語或橫幅內容及尺寸、數量、類別;刻字,制作條幅并進行懸掛。

氣球:落實氣球的數量,明確大小,購買氣球,購買后進行懸掛;

花籃:落實數量,明確大小,擬定標語,購買花籃后進行擺放和懸掛;

地毯:落實地毯尺寸,購買地毯后擺放到位,并且進行效果維護。

(二) 內場

會標:擬定文字,落實標語內容及尺寸、數量后刻字,制作條幅并進行懸掛。

鮮花:落實鮮花數量、類別后,聯系租借并擺放到位。

音響燈光:調試話筒各階段音樂效果、燈光效果,準備備用音響設備。

座位/桌牌:落實參會人員數量,制作座位圖并將桌椅、桌牌擺放整齊。

二、領導接待流程

(一) 成立機構明確責任

A、建立領導機構、明確職責

B、建立工作機構、明確職責分工

(二) 邀請領導

確定會議/活動名稱、議程、時間、地點、參加人、要求等事宜

確定邀請領導名單

印制請柬、車證

繪制路線圖

擬定領導講話/發言稿

裝袋:請柬、議程、車證、路線圖、擬請領導名單、領導講話代擬稿 發放邀請領導信函,保留聯系單位、聯系人、以備查詢

確定參會領導名單、調整領導桌牌;分類、分頁打印到會領導名單

(三) 聘請禮儀服務人員

明確對禮儀生的要求、數量、實地聯系,確定電話聯系人

會議/活動前實地演習,明確崗位分工(門崗、廊崗、貴賓室服務、貴賓室簽到、主席臺服務、發獎引導、迎送服務)

聯系、確定禮儀服裝并確定禮儀酬勞

(四) 實地勘察會議/活動現場

確定貴賓室及賓客行走路線、安排接待崗位及人員、落實貴賓室飲水用具、簽到用具、并在貴賓室內碼放會議材料

(五) 座簽

確定參會人員數量,購置座簽后打印人名

按順序碼放(單中心、雙中心)、收存留用

(六) 簽到簿、筆

制作/購置簽到簿、簽到筆、確定專人現場負責指引簽到后收存

(七) 現場接待

確定專人會議現場迎接領導入貴賓室

在貴賓室安排領導休息候會

(八) 選送禮品

確定數量,購置禮品并,將禮品碼放適宜位置

發送禮品(直接在簽到處分發、在貴賓室分發)

(九) 引領領導入場

確定會議開始----聽主辦方主要負責人安排

派專人引領領導完成進入會場坐席,觀看演出/會前錄像、到主席臺就座、發放獎章/獎杯/獎狀/獎牌/證書

再次引領領導進入會場并確定專人引領領導與演員/工作人員合影

(十) 送別領導

安排車輛提前到崗,直接將領導送到車上,交待行使路線

活動后與領導聯系交辦、指示及其他需落實事宜

三、材料準備流程

(一) 確定會議文件材料內容

擬定會議議程,確定發放的文件

(二) 撰寫會議文件材料

明確寫作人員

召開專題會議,明確寫作指導思想,思路,確定框架

集中寫作,并召開專題會議,修改稿件后完成定稿

(三) 印制會議文件材料

整理確定會議文件材料、確定人員制定參會證、檢查對版,印刷、裝訂會議文件材料,將材料裝袋后運送文件材料到會議/活動指定地點

(四) 分放文件材料

貴賓室擺放,二次檢查對版

擺放主席臺,二次檢查對版

發放參會人員,收集、運送剩余文件材料及收存剩余文件材料

四、新聞宣傳流程

(一) 新聞宣傳

策劃:拿出宣傳意向,請領導定范圍、定主題、定方向

形成新聞稿:提供相關材料、形成新聞稿件

邀請媒體:聯系、落實人員、制簽到表、落實宣傳效果

(二) 信息報送

撰寫信息:結合領導講話,會議內容、效果編寫信息

信息報送:向主管部門報送

(三) 攝影照相留資料

攝影:邀請專人或通知新聞中心,落實設備、準備磁帶、攝影機位,會后編輯并整理歸檔

照相:聯系專人或通知新聞中心,備好設備、相機、膠卷、電池,會后整理歸檔

錄音:落實專人負責、準備錄音筆等設備、整理文字、歸檔

五、后勤保障流程

(一) 落實場地

聯系、落實會議場地及場地聯系人的聯絡方式

明確會議始、終時間、參會人數,合理擺放桌椅

明確貴賓級別、人數、確定貴賓室

確保各場地衛生

(二) 用水

A、參會人員用水

落實參會人數、確定擺放地點、擺放形式

購買杯墊、毛巾等、落實礦泉水、茶葉,保證開水供應

B、貴賓室領導用水

落實人數、確定擺放人員、擺放地點、擺放形式

保證開水數量、質量

購買、落實礦泉水、茶葉、茶杯、面巾紙(干、濕)并在會后清點

(三) 用餐

A、食堂用餐或自助餐

統計用餐人數、印制餐票、確定發放形式、指派發放人發放餐票

B、飯店用餐

確定餐標并根據會議規模級別指定菜譜

請示領導調整菜譜,根據最終結果落實餐標

落實用餐時間、安排用餐座次、領導餐桌及少數民族(回族)餐桌

(四) 住宿

確定人數,分配房間、安排車輛、去往住宿地點

確定并公布工作人員房間、發放鑰匙并在活動后回收

(五) 娛樂活動

確定活動形式、活動內容、內容時間、指派具體負責人、明確各項活動參加人數、落實活動場所、地點并發放活動門票

(六) 落實會議用車

落實用車數量、明確發車時間、明確發車地點及路線、指派每輛車負責人、安排人員乘車

六、安全保衛流程

(一) 安全警衛

設置路障和警戒帶、準備對講機、喊話筒等進行安全檢查、消除隱患

(二) 治安秩序

引導觀眾入場、維護活動或會議秩序、活動開始后,在各門備勤

(三) 環境秩序

檢查照明、音響等設施設備、保證出入口通暢,緊急情況下組織人員疏散

(四)交通管制

對活動場所周邊交通管制,預留車位、根據不同人員類別,引導車輛停放

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大型活動 活動流程 活動策劃

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